○勝浦市市長への手紙実施要綱
平成23年9月30日
告示第99号
(趣旨)
第1条 この要綱は、市長への手紙によって幅広く市民の意見等を把握し、市政への反映を図るため、その処理及び運用に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において「市長への手紙」とは、次により市長あてに投書されたものをいう。
(1) 市長への手紙の専用封書を用いたもの
(2) 勝浦市公式ホームページ(以下「市ホームページ」という。)に開設した市長への手紙の電子メールを用いたもの
2 前項に規定するもののほか、一般封書、葉書、ファクシミリ、一般の電子メールにより市長あてに投書されたものは、「市長への手紙」として取り扱うことができるものとする。
(受付)
第3条 市長への手紙は、受付処理を行うものとする。ただし、第1条に定める趣旨にそわないものについては、受付処理を行わないものとする。
2 受け付けた市長への手紙は、内容に係る事務等を所管する課等(以下「所管課」という。)にその写しを送付するものとする。
(供覧)
第4条 受け付けた市長への手紙は、市長に供覧し、指示を受けるものとする。
(回答)
第5条 受け付けた市長への手紙に対しては、希望しないものを除き、回答するものとする。
2 回答の方法は、原則として文書により回答するものとする。ただし、投書者の了承のもとに、所管課において電話等の方法によることができるものとする。
3 前項の回答は、市長への手紙を受け付けた日から30日以内に行うよう努めなければならない。
4 文書の方法による回答は、市長名で行うものとする。ただし、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会(以下「他の執行機関等」という。)に関する内容の市長への手紙で、市長が他の執行機関等において回答することが適切であると認めたものについては、他の執行機関等の長名で行うものとする。
(公開)
第6条 前条の規定により回答した市長への手紙の要旨については、公開が適切でないと判断したものを除き、市ホームページ等に掲載するものとする。
(個人情報の管理)
第7条 市長への手紙の事務に従事する者は、当該市長への手紙により取得した個人情報に関し、勝浦市個人情報保護条例(平成16年勝浦市条例第4号)に基づき、適正に管理しなければならない。
2 市長への手紙の処理において、本市以外の機関に対して投書者の個人情報の提供を必要とする場合は、投書者の了承を得なければならない。
(庶務)
第8条 市長への手紙に関する庶務は、総務課秘書広報係において行う。
(補則)
第9条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この要綱は、平成23年10月1日から施行する。
附則(平成30年12月13日告示第126号)
この告示は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月9日告示第25号)
この告示は、令和2年4月1日から施行する。