○勝浦市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成29年7月3日
訓令第3号
(目的)
第1条 この規程は、市の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(適用の範囲)
第2条 市の保有する特定個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱いは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、勝浦市個人情報保護条例(平成16年勝浦市条例第4号。以下「条例」という。)及びこの規程の定めるところによる。
(定義)
第3条 この規程における用語の意義は、番号法第2条及び条例第2条の定めるところによる。
(総括保護管理者)
第4条 市長は、各課における特定個人情報の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 特定個人情報を取り扱う各課に、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、課長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 保護管理者は、特定個人情報の適切な管理を確保し、特定個人情報を情報システムで取り扱う場合、統合情報セキュリティ責任者と連携することとする。
4 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う職員(期間業務非常勤職員等を含む。以下同じ。)及び各職員が取り扱う特定個人情報の範囲を指定する。
5 保護管理者は、保護管理者が管理する特定個人情報を情報システムで取扱う場合において、勝浦市情報セキュリティ対策基準(平成15年勝浦市告示第57号)に基づき、安全の確保等について必要な措置を講じなければならない。
(統合情報セキュリティ責任者)
第6条 情報提供ネットワークシステムを管理する課に統合情報セキュリティ責任者を置く。
2 統合情報セキュリティ責任者は、情報政策課長をもって充てる。
3 統合情報セキュリティ責任者は、統合情報セキュリティ責任者が管理する情報システムについて、勝浦市情報セキュリティ対策基準に基づき、特定個人情報を情報システムで取り扱うものについて安全の確保等について必要な措置を講じなければならない。
4 統合情報セキュリティ責任者は、情報提供ネットワークシステムを管理し、安全の確保等について必要な措置を講じなければならない。
5 統合情報セキュリティ責任者は、特定個人情報へのアクセス状況の確認のため、その記録を一定の期間保存し、定期及び随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
(監査責任者)
第7条 市長は、特定個人情報の管理状況に関する監査をさせるために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(管理体制)
第8条 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員からの連絡体制
(3) 特定個人情報を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発及び番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項等、必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理及び運用並びにセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者に対し、各課における特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施しなければならない。
4 保護管理者は、当該課の職員に対し、特定個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講じなければならない。
5 総括保護管理者は、教育研修を行うに当たり、研修計画(別記第1号様式)を策定し、研修計画に基づき教育研修を実施しなければならない。
(職員の責務)
第10条 職員は、番号法及び条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合又は職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
3 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対し必要かつ適切な監督を行う。
(アクセス及び複製等の制限)
第11条 保護管理者及び統合情報セキュリティ責任者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外で特定個人情報にアクセスしてはならない。
4 職員が業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 特定個人情報の複製
(2) 特定個人情報の送信
(3) 特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(訂正)
第12条 職員は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正を行う。
(媒体の管理)
第13条 職員は、保護管理者及び統合情報セキュリティ責任者の指示に従い、特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火構造のある場所等への保管、施錠を行う。
(廃棄等)
第14条 職員は、特定個人情報又は特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は廃棄を行う。
2 特定個人情報ファイルを消去した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、消去又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に消去又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
(取扱状況の記録)
第15条 保護管理者及び統合情報セキュリティ責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第16条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法及び勝浦市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年勝浦市条例第25号)に定められた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第17条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第18条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集又は保管の制限)
第19条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第20条 保護管理者及び統合情報セキュリティ責任者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
(情報システムにおける特定個人情報の処理)
第21条 職員は、特定個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者及び統合情報セキュリティ責任者は、前項の特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時消去等の実施状況を確認する。
(入力情報の照合等)
第22条 職員は、情報システムで取り扱う特定個人情報について、特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理後の当該特定個人情報の内容の確認、既存の特定個人情報との照合等を行う。
(情報システム設計書等の管理)
第23条 保護管理者及び統合情報セキュリティ責任者は、特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第24条 保護管理者及び統合情報セキュリティ責任者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。
(第三者の閲覧防止)
第25条 職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する媒体及び書類の移送の手段)
第26条 職員は、特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講じなければならない。
(業務の委託)
第27条 特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。また、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止に関する事項
(3) 特定個人情報を取り扱う従事者の明確化
(4) 委託先の従事者に対する監督及び教育
(5) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(6) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(7) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(8) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(9) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(10) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
(事案の報告及び再発防止措置)
第28条 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又はその兆候を把握した場合その他の安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護管理者は、統合情報セキュリティ責任者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じ、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告しなければならない。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第29条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報の本人への対応等の措置を講じなければならない。
2 公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに関係機関に報告及び情報提供を行う。
(監査)
第30条 監査責任者は、特定個人情報の管理の状況について、定期及び随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、特定個人情報等に関する保護監査実施計画書(別記第2号様式)を作成し、総括保護管理者の承認を受けなければならない。
(点検)
第31条 保護管理者及び統括情報セキュリティ責任者は、各課における特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期的に及び必要に応じ随時に点検を行い、その結果を総括保護管理者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第32条 総括保護管理者、保護管理者等は、点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、この規程及び関係要綱等の見直し等の措置を講じなければならない。
(その他)
第33条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための
附則
この規程は、公示の日から施行する。
附則(平成30年2月15日訓令第1号)
この訓令は、平成30年3月1日から施行する。
附則(令和3年2月9日訓令第2号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月24日訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別記第1号様式(第9条関係)
略
第2号様式(第30条関係)
略