(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書事務にかかる基準を示し、事務処理の標準化と事務能率の向上を図ることを目的とする。

(定義)

第1条の2　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確、迅速、かつ丁寧に取扱い、常に整備して事務が円滑適正に行われるように処理しなければならない。

(文書主管課長の職務)

第3条　文書事務を主管する課(以下「総務課」という。)の長(以下「総務課長」という。)は、文書に関する事務を総括する。

(文書取扱主任)

第4条　文書に関する事務を処理させるため、主管課に文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を置く。

(総合行政ネットワーク文書取扱主任)

第4条の2　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び発信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「総合行政ネットワーク文書取扱主任」という。)を総務課に置く。

(文書の種別)

第5条　文書の種別は、おおむね次のとおりとする。

(記号及び番号)

第6条　発信文書は、記号及び番号を付けなければならない。

(文書の左横書き)

第7条　文書は、次の各号に掲げるものを除き、すべて左横書きとする。

(文書の分類)

第8条　すべての文書は、別に定める文書分類表及び文書基準表により分類整理する。ただし、主管課長において必要がないと認めたものは、この限りでない。

(到達文書の処理)

第9条　到達文書及び物品は、すべて総務課において収受し、次により処理しなければならない。ただし、主管課で直接受領した文書又は物品は、当該主管課において収受するものとする。

(執務時間外到達文書)

第10条　勤務時間外に到達した文書は、日直者が収受し、翌日速やかに総務課又は次番者に引継がなければならない。

(ファクシミリ及び電子メールの利用による電磁的記録の収受の処理)

第10条の2　次に掲げる文書等の収受の処理(前2条の規定による到達した文書等の処理をいう。)は、ファクシミリ及び通信回線に接続されたパーソナルコンピュータを使用した電子メール(以下「ファクシミリ等」という。)を利用して行うことができる。

(総合行政ネットワークに関する文書)

第10条の3　総合行政ネットワーク文書を受信した総合行政ネットワーク文書取扱主任は、次により処理するものとする。

(2以上の課に関連する文書の配付)

第11条　2以上の課に関連する文書は、最も関係が深いと認められる課に配付する。

(文書処理の原則)

第12条　文書の処理は、主管課長が中心となり、絶えず迅速な処理に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理期日)

第13条　配付文書は、直ちに処理するものとする。ただし、特別の理由により日時を要するものは、その期限内に処理しなければならない。

(合議文書)

第14条　配付された文書中他課に関係のあるものは、処理に先立って関係各課に合議しなければならない。

(供覧を要する文書)

第15条　主管課長は、次の各号のいずれかに該当する文書の配付を受けたときは、その文書の上部余白に「供覧」の表示を行い、付せん又は余白に要旨を簡単に付記し、速やかに上司に供覧してその指示を受けなければならない。

(緊急文書の処理)

第16条　配付文書中緊急を要するものは、その文書を携行のうえ課長自ら市長の指示を受けなければならない。その際、必要に応じ係長又は担当者を同席させることができる。

(機密文書の処理)

第17条　機密を要する文書は、通常の手続きによらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。

(例規文書の処理)

第18条　文書中例規として保存する必要のあるものは、文書の欄外に「例規」の表示を行い、決裁後主管課においてはその写しを、原本は総務課において保存しなければならない。

(文書の起案)

第19条　文書の起案は、次の各号により行わなければならない。

(文書の審査)

第20条　決裁を受ける文書は、すべて決裁前に主管課長の審査を受けなければならない。

第21条　削除

(審査の基準)

第22条　第20条の審査は、起案文の形式及び内容について行い、適切な文書の決定がなされるよう次の基準により行うものとする。

(修正及び改案)

第23条　審査の結果、軽微な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正の要あるもの又は改案の要あるもの若しくは訂正箇所が多くある場合、総務課長は主管課長に返付し、その旨を指示するものとする。

(合議)

第24条　他の係、課に合議を必要とする文書は、起案した担当の係長、課長の決定を受けた後に関係の係、課に合議しなければならない。

(緊急処理)

第25条　合議を要する文書で特に緊急処理の必要がある場合には、上司の指示を受け合議を省略して直ちに処理することができる。ただし、この場合も施行後正規の手続きに準じてその経過を関係課係等へ通知しなければならない。

(文書の認印等)

第26条　文書には、主管課長が定める処理担当者以外の単なる係員の閲覧程度の認印等(電磁的な承認を含む。以下同じ。)はなるべくさけなければならない。

(市議会へ提出する議案)

第27条　市議会へ提出する議案の原案及び関係資料は主管課において作成し、総務課長の合議を受けなければならない。

(条例等の令達・保管)

第28条　条例を定めようとするとき、又は規則、告示、訓令、指令等を公示又は令達しようとするときは、原議書又は主意書を総務課長に送付しなければならない。

第29条　削除

(文書の発信者名)

第30条　発信文書は、原則として市長名を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(公印及び契印)

第31条　発送文書は、勝浦市公印規程(昭和35年勝浦市訓令第5号)の定めるところにより押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書に該当しない文書については、公印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第31条の2　前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

(発送文書の集中)

第32条　文書の発送は、別に定めるもののほか、すべて総務課において集中して行うものとする。ただし、総務課長の認めたときは、この限りでない。

(郵便料金の請求)

第33条　前条第1項の文書で所定の時限までに総務課に送付できなかった文書で緊急を要するものについては、郵便切手等を総務課長に請求し、これを使用して直接発送することができる。

(多量発送の場合の予告)

第34条　一時に多量の文書を発送するときは、発送しようとする日の前日の退庁時限までに総務課長へ予告しておかなければならない。

(対外文書発送の処理)

第35条　第32条の規定により総務課に送付を受けた文書は、次の各号により処理しなければならない。

(施行発信の日付)

第36条　起案文書には、次の各号により施行又は発信の日付を記入しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の発信)

第36条の2　総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を発信するときは、総合行政ネットワーク文書取扱主任が発信するものとする。

(電報の取扱い)

第37条　電報は、総務課において発信する。ただし、緊急を要する等やむを得ないときは、直接主管課において発信し、事後速やかに総務課に連絡し必要な手続きをとらなければならない。

(文書整理の原則)

第38条　文書は、常に整理し紛失、損傷を防止するとともに重要書類については、非常災害時に際し、いつでも持出しできるよう準備しておかなければならない。

(文書の編さん基準)

第39条　完結文書は、文書分類表により主管課の文書主任を中心として次の各号にしたがって編さんしなければならない。

(文書の保管)

第40条　編さんした文書は、主管課において会計年度によるものは文書完結の日の属する年度の翌年度末まで、暦年によるものは文書完結の日の属する年の翌年末まで保管しなければならない。

第40条の2から第43条まで　削除

(文書の保存年限)

第44条　文書の保存年限は、別に定めるもののほか、次のとおりとし、保存文書の背表紙の保存区分には、編さんした文書の種別を明らかにするため、次の色別によって表示するものとする。

(保存文書の分類)

第45条　保存文書は、文書分類表の定めるところにより分類整理してこれを保存しておくものとする。

(保存年限の起算)

第46条　文書の保存年限の計算は、会計年度によるものは文書完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書完結の日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(書庫の管理)

第47条　耐火書庫及び一般書庫は、総務課長が管理し、収蔵文書の出し入れについては、総務課長の指示に従わなければならない。

(保存文書の借覧)

第48条　保存文書を借覧しようとするときは、総務課長の許可を得なければならない。

(文書の廃棄)

第49条　文書主任は、保存年限を経過した文書又は保存期間中のもので保存の必要がないと認める文書は、廃棄目録を作成のうえ廃棄しなければならない。

(部外者の閲覧等)

第50条　文書を部外の者に閲覧させ、又は内容を告げ、若しくはその謄本、抄本等を与えようとするときは、法令又は条例、規則若しくは規程の定めによるほか、主管課長の許可を受けなければならない。

第51条　削除

(庁外持出の禁止)

第52条　文書は、庁外に持出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長の許可を得たときは、この限りでない。

(備付帳票)

第53条　文書を処理するため備付ける帳票類は別記のとおりとする。

(政策統括監への準用)

第54条　第4条、第6条から第9条まで、第10条の2、第10条の3、第12条、第15条、第18条、第20条、第26条、第27条、第31条、第35条、第37条、第39条、第40条、第50条及び第52条の規定は、政策統括監の文書取扱について、準用する。この場合において、第4条第1項中「主管課」を「組織」と、同条第2項及び第3項中「主管課長」を「政策統括監」と、同条第4項中「主管課」を「組織」と、第6条第2項中「主管課ごとに「勝」の次に、別表に定める記号」を「「勝政」」と、同条第3項中「主管課ごとに年度間を通じて」を「年度間を通じて」と、第7条及び第8条中「主管課長」を「政策統括監」と、第9条各号列記以外の部分中「主管課で」を「政策統括監が」と、「主管課において」を「政策統括監において」と、同条第1号中「主管課別」を「政策統括監及び主管課別」と、第10条の2中「主管課長」を「政策統括監」と、第10条の3第2項中「当該文書に係る事務を所掌する主管課」を「必要に応じて政策統括監付」と、第10条の3第3項中「主管課」を「組織」と、第12条第1項中「主管課長」を「政策統括監」と、同条第2項中「主管課」を「組織」と、第15条中「主管課長」を「政策統括監」と、第18条中「主管課」を「組織」と、第20条及び第26条中「主管課長」を「政策統括監」と、第27条中「主管課」を「組織」と、第31条中「主管課長」を「政策統括監」と、第35条中「主管課」を「政策統括監」と、第37条、第39条及び第40条中「主管課」を「組織」と、第50条及び第52条中「主管課長」を「政策統括監」と読み替えるものとする。