○文書等発送に関する事務処理要綱
平成28年12月28日
告示第109号
(目的)
第1条 この要綱は、勝浦市文書取扱規程(昭和46年勝浦市訓令第1号)の規定に基づき、各課等が郵便物等を発送する場合の事務処理を円滑に行うために必要な事項を定めるものとする。
(郵便物発送の集中処理)
第2条 各課等が発送する郵便物は、郵便発送経費節減のため総務課において集中的に処理する。ただし、日本郵便株式会社以外の各社宅配便については、各課で差し出すものとする。
(受付締切時刻)
第3条 総務課における当日発送を要する郵便物の受付締切時刻は、原則として、午後3時とする。
(郵便物の発送手続)
第4条 各課等は、発送する郵便物を以下により分類したうえで、総務課に提出するものとする。
(1) 千葉県庁宛郵便物
(2) 振興事務所宛郵便物
(3) 特殊郵便物
(4) 切手貼付済郵便物・料金相手方負担郵便物
(5) 市外郵便物
(6) 市内郵便物
(書留・簡易書留及び特定記録の取扱い)
第5条 書留、簡易書留及び特定記録については、各課等は日本郵便株式会社所定の書留・特定記録郵便物受領証(以下「受領証」という。)に必要な事項を記入し郵便物と併せて提出する。
2 損害賠償要償額を必要としないものは、特定記録扱いとする。
(現金書留の取扱い)
第6条 現金書留については、各課等は必ず現金書留封筒を使用し、封筒に添付されている書留票の申出損害要償額欄に郵送する金額を明記し提出する。
(配達証明の取扱い)
第7条 配達証明については、各課等は受領証に必要な事項を記入し郵便物と併せて提出する。なお、差出人を市長名又は市役所名とする場合は、受領証に課名も併記すること。
(ゆうパック等の取扱い)
第8条 ゆうパックについては、各課等は日本郵便株式会社所定のゆうパックラベルに必要な事項を記入し郵便物と併せて提出する。
2 ゆうパックを書留とする場合は、日本郵便株式会社所定の書留用ゆうパックラベルを使用する。
3 ゆうメールについては、各課等は内容品を容易に審査できるよう一部分を開封して梱包し、提出する。ただし、内容品の見本提示の場合及び大部分を透視できる封筒又は袋を使用する場合は、密封することができる。
4 ポスパケットについては、各課等は日本郵便株式会社所定のポスパケットあて名シールに必要な事項を記入し提出する。
5 レターパックについては、各課等は日本郵便株式会社所定のレターパックに必要な事項を記入し、保管用シールを剥がし提出する。
(大量郵便物の発送)
第9条 次の各号に定める大量郵便物を発送するときは、事前に総務課と協議の上、発送手続を行う。
(1) 同一料金の郵便物を1,000通以上発送するとき
(2) ゆうパックを10個以上発送するとき
2 100通以上の郵便物を同時に発送する場合は、郵便物を字別かつ番地順に分類し、明細書を添え、総務課へ提出する。
(その他の郵便物の取扱い)
第10条 その他の郵便物の取扱いについては、事前に総務課と協議の上、随時取り扱う。
(郵便発送に関する注意事項)
第11条 郵便物の発送については、次の事項に注意しなければならない。
(1) 郵便物の大きさ及び重量については、制限があるので注意する。
(2) あて先欄の書き方
ア あて先欄は、誤配や配達不能にならないよう、かい書で正確に記載する。
イ 郵便番号は、必ず記載する。
ウ 字名、丁名、番地、団地名、アパート名・室番号等は、省略することなく、正確に記載する。
エ 「カタカナ文字」であて先を書く場合には、正しい読み方を確かめた上で、適宜間隔をあける「分かち書き」で記載する。
(3) 差出人の書き方
差出人欄には、必ず郵便番号、所在地、課等名及び電話番号を記載する。
(4) 私製はがき等の作成に関する事前協議
各課が、私製はがき等を作成する場合には、事前に総務課と協議する。
(5) 封筒のとじ方
封筒のとじ方は、のりづけ等確実な方法により、これを行う。
ホチキスは、使用しない。
(6) 特殊取扱いの表示
郵便物の特殊取扱い指定の表示(速達等)は、各課が原則としてこれを表示する。
(7) 郵便発送経費の節減
ア はがきの使用
封筒を使用する必要がある場合を除いて、はがきを使用する。
イ 定形封筒の使用
定形外封筒は努めて避け、定形封筒を使用する。
ウ 普通郵便の利用
速達郵便は極力避け、事務処理を迅速に行い、普通郵便で発送する。
(8) 封筒の印字
発送の際には次に掲げる事項を確認すること。
ア 区内特別郵便 既定の重さ区分別に100通以上発送する場合に使用する印字
イ 料金後納郵便 通常発送する印字
附則
この告示は、平成29年1月1日から施行する。
附則(令和元年12月11日告示第57号)
この告示は、令和2年1月1日から施行する。