(目的)

第1条　勝浦市特定個人情報の取扱いに関する管理規程(平成29年勝浦市訓令第3号。以下「管理規程」という。)に基づき、特定個人情報の取扱いに関する事務処理について必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(区域及び取扱者の指定)

第3条　特定個人情報を取扱う事務については、特定個人情報取扱書(別記第1号様式)を作成しなければならない。この場合、特定個人情報取扱書に変更事項が生じた場合は、その都度作成しなければならない。

(受付)

第4条　特定個人情報が記載された文書又はデータを受け付ける場合は、法第16条及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインに規定する本人確認の方法により必ず本人の特定をしなければならい。

(承認)

第5条　情報提供ネットワークシステムを利用して、法別表第2に掲げる情報を取得する場合は、保護管理者の承認を受けなければならない。

(データの保存)

第6条　特定個人情報の記載があるデータの保存及び加工等をする場合は、基幹系ネットワーク端末及びLGWAN接続系ネットワーク端末並びに外部インターネットに接続されていない端末で行わなければならない。

(データの送信)

第7条　特定個人情報の記載があるデータをメール等にて送信する場合は、特定個人情報持ち出し簿(別記第2号様式)に記入し、保護管理者の承認を受けなければならない。

(データの消去)

第8条　特定個人情報の記載があるデータを消去する場合は、特定個人情報データ消去簿(別記第3号様式)に記入しなければならない。

(文書等の持ち出し)

第9条　特定個人情報が記載された文書等を外部へ持ち出し又は送付等をする場合は、特定個人情報持ち出し簿(別記第2号様式)に記入し、保護管理者の承認を受けなければならない。

(編さん)

第10条　特定個人情報が記載された文書等を編さんする場合は、特定個人情報取扱書(別記第1号様式)を作成し、保管場所を明確にしなければならない。

(文書の廃棄)

第11条　特定個人情報が記載された文書を廃棄する場合は、勝浦市文書取扱規程(昭和46年勝浦市訓令第1号)第49条の規定により、文書等を廃棄しなければならない。

(点検)

第12条　特定個人情報を取扱う事務については、自己診断票(別記第4号様式)を用いて、定期及び随時に点検を行わなければならない。

(業務改善)

第13条　特定個人情報を取扱う事務については、常に業務フローの改善及び情報漏えいの防止等の業務改善に努めなければならない。