1　趣旨

この要領は、別に定めるもののほか、勝浦市情報公開条例(平成13年勝浦市条例第5号。以下「条例」という。)の施行にあたり、その事務の円滑な取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

2　情報公開の窓口事務

(1)　総合窓口の設置

情報公開制度に関する相談、案内、受付、情報の公表・提供その他必要な事務を行い、この制度を利用する者の利便を図るため、各実施機関共通の事務処理組織として情報公開総合窓口(事務は、総務課が所管する。)を設置する。

(2)　情報公開総合窓口で行う事務

ア　情報公開制度についての相談及び案内に関すること。

イ　公文書の開示請求の受付事務に関すること。

ウ　開示請求に係る公文書を所管する課、所、局及び館(以下「所管課」という。)との連絡及び調整に関すること。

エ　公文書の開示の実施に関すること。(開示する公文書の調整及び写しの作成を除く。開示の場所は、原則として情報公開総合窓口(以下「総合窓口」という。)で行う。)

オ　開示請求に係る公文書の開示に係る費用負担の徴収に関すること。

カ　開示請求に係る公文書の開示決定等についての不服申立ての受付事務に関すること。

キ　公文書の目録の整理及び管理に関すること。

ク　勝浦市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

ケ　条例の実施の状況の公表に関すること。

コ　市の保有する情報の総合的な公表、提供に関すること。

(3)　所管課で行う事務

ア　開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

イ　公文書の開示請求に係る文書の処理に関すること。

ウ　開示請求に係る公文書の開示決定等及びその通知に関すること。

エ　第三者に対する意見書の提出の機会の付与及び当該意見書の処理に関すること。

オ　開示する公文書の調整、写しの作成及び公文書の開示の実施に関すること。

カ　開示請求に係る公文書の開示決定等の期間の延長等の決定及び通知に関すること。

キ　開示請求に係る公文書の開示決定等についての不服申立てに関する次に掲げる事務に関すること。

(ア)　当該不服申立てについて審査会に諮問すること及び諮問した旨の通知に関すること。

(イ)　不服申立てについての裁決又は決定に関する事務

(ウ)　その他不服申立てに係る事務

ク　公文書目録その他公文書の検索のための資料の作成に関すること。

ケ　所管課が保有する情報の個別的な提供に関すること。

3　総合窓口と所管課は、市が保有する情報の公開に関する事務の実施に当たっては、常に連絡を密にし、相互に協力しなければならない。公文書の開示請求に係る手続については、実施機関における条例の規定の厳正な適用と対応の統一を図るため十分な協議を行うこととする。

4　情報公開制度に係る事務の実施に当たっては、この要領のほか、条例の逐条解説及び勝浦市情報公開条例施行規則(平成13年勝浦市規則第17号。以下「施行規則」という。)(行政委員会等にあってはこれに相当する規程)の規定並びに判例、事例その他情報公開に関する情報を収集、対照し、十分に検討、調査すること。

第2　公文書の開示請求等に関する事務の取扱い

1　開示請求等に対する相談及び案内

市の保有する情報に関する相談及び案内は、原則として総合窓口で行うこととする。

ただし、来庁者の利便性を考慮し、所管課に属する情報に関するものであって、当該所管課において軽易な事案として処理することができるもの(情報の提供など所管課限りの判断で実施が可能なもの。)についてはこの限りでない。

また、相談及び案内(特に開示請求の受付け。)の対応の原則は、総合窓口において総合窓口の職員と当該情報の所管課の職員(原則として文書主任とする。)が協力してこれに当たることとする。

(1)　公文書の開示請求等を行う者に対しては、その求める内容について総合窓口及び所管課が協力して十分にその意図を聴取し、求めるものがこの条例による公文書の開示請求(条例第4条)、他の法令等による開示(条例第16条)又は情報の提供(条例第35条)のいずれに該当するか適切に判断しなければならない。

(2)　この条例による公文書の開示に該当すると認めるときは、条例第4条の規定による開示請求の手続を行うこととする。

(3)　他の法令等で当該公文書について閲覧、縦覧、写しの交付等の開示が定められている場合は、この条例の規定は適用されないのでその旨を説明し、当該他の法令の手続に従って開示を行うこととする。

(4)　義務的又は任意的に情報の公表、提供を行っているものについては、その旨を説明し、該当する文書の提示や口頭による説明などにより情報を公開することとする。

2　開示請求の手続

開示請求から当該開示請求に対する行政処分である開示決定等に至る手続には、勝浦市行政手続条例(平成12年勝浦市条例第10号)の適用があるので、これに留意しながら遺漏のないよう、事務を進めなければならない。また、開示請求者に対して各種の通知文書を発するに当たっては、勝浦市事務決裁規程(昭和61年勝浦市訓令第1号。行政委員会等にあっては、これに相当する規程)の決裁区分に従って決裁権者の決裁を受けなければならない。

なお、開示請求の公文書の開示に至る事務手続の流れについては、「開示請求に基づく公文書の開示事務の流れ」(要領別表第1)を参照のこと。

(1)　公文書の開示請求は、書面(以下「開示請求書」という。)をもって行わなければならない。口頭、電話、ファックス、電子メール等による請求は、認めない。

なお、情報化の進展を勘案し、市の保有する機器により本人確認を容易に行う方法が確立されれば電子メール等による請求を受け付けるよう検討するものとする。(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)が平成13年4月1日から施行)

(2)　開示請求書は、原則として総合窓口に開示請求書を持参して提出することとするが、郵送による提出も認めるものとする(ただし、郵送による場合には、開示請求書の形式的な適否についての説明等が総合窓口対応に比べて難しく、事務が煩雑になり開示請求者にとっても利便性の点で問題のある場合があることを伝える必要がある。)。

(3)　開示請求書への開示請求者の押印については、個人が開示請求する場合に限り、氏名を自署することにより省略することができることとする。法人等については押印を省略することはできない(法人等では意思表示に代表者印を押印することが通常業務の一部となっていると考えられるため。)。

(4)　公文書の開示を求める者から開示請求書の提出があったときは、原則として受け付けなければならない。なお、開示請求の受付に限らず、開示請求に対して実施機関が最も行ってはならないのは、不作為(何もしないこと。)であることに留意すること。

(5)　公文書の開示請求書が実施機関に到達し、受け付けた日をもって条例第11条第1項に規定する「開示請求のあった日」とする。

(6)　総合窓口で受け付けた開示請求書は、直ちに所管課に送付しなければならない。

また、所管課に開示請求書が到達した場合には、当該開示請求書を直ちに(即日)総合窓口に送付して受け付けした後、所管課に回付しなければならない。

(7)　公文書の開示請求書を受け付けたときは、開示請求書の写し及び開示決定等に至る事務手続について記載した「公文書の開示請求をされた方へ」(要領第1号様式)を開示請求者に交付するものとする。

3　開示請求に係る書面の写しの送付(所管課、総合窓口)

(1)　開示請求者から実施機関に提出される書面及び実施機関が発する開示請求に係る書面の原本は、所管課において管理することとする。

(2)　所管課は、前号に掲げる書面の全てについてその都度、遅滞なく写しを作成し、当該写しを総合窓口に送付しなければならない。総合窓口で受け付けた書面については、総合窓口で写しを作成することとする。

(3)　公文書の開示に係る手続に関する、施行規則に基づく書面の流れは、施行規則別記様式運用概念図(要領別表第2)を参照のこと。

4　開示請求書の形式的な審査

(1)　開示請求書の受付の際には、開示請求書に条例第5条第1項各号に掲げる必要な事項(次に掲げるア～キの事項)が記載されていることの確認を行う。当該開示請求書に形式的不備がある場合は、その補正を求める必要があるが、これに開示請求者が応じない場合には、開示請求書を受け付けなければならない。ここでの補正の求めは、窓口において受け付け前に行われることなので口頭によるもので構わない。

ア　開示請求書に記載された文字が実施機関の職員が容易に判読可能なものであること。(記載の意図が明確な文字の単純な誤記は、補正を要しない。)

イ　開示請求書の名宛先が、条例第2条第1号に規定する実施機関であること。

ウ　開示請求者の氏名、名称、住所、所在地、連絡先電話番号が記載されていること。代理人により開示請求をするときは、これに加えて代理人の氏名、住所等の記載がなされ、委任関係を証する書面(委任状等)が添付されていること。

エ　開示請求者としての適格性について、開示請求をする者が条例第4条各号に該当する者であることを示す記載があること。

オ　開示請求の対象となるものが条例第2条第2号に定義される公文書としての要件を備えていること。(公文書判断の基準(要領別表第3)を参照のこと。)

カ　開示請求の対象となる公文書は、原則として平成13年4月1日以後に実施機関が保有することとなったものであること。

キ　5で詳しく説明する開示請求に係る公文書を特定するに足りる事項の記載がなされていること。

(2)　開示請求書は、原則として公文書開示請求書(施行規則別記第1号様式)を使用することを開示請求者に求めることとするが、条例第5条第1項に規定する必要な事項を記載したものであれば任意の書面での開示請求も認めるものとする。なお、これ以外にも開示請求の手続に関する書面のうち、開示請求者が提出すべき書面は同様の取扱いによるものとする。

(3)　開示請求書を受け付けた後も(1)と同様に形式的な審査を行い、必要な補正を求めることができる。ただし、開示請求者がこれに応じない場合は当該開示請求について審査をし、処分を行わなければならない。なお、ここでの補正の求めは、受け付け後に行われることなので公文書開示請求書補正要求書(要領第2号様式)により補正を求め、開示請求者からの補正する場合の応答は、当該開示請求書の補正又は公文書開示請求書補正書(要領第3号様式)によるものとする。

(4)　開示請求書の記載事項のうち開示の実施の方法等についての記載は、開示請求者の任意によるものであるので必ずしも記載を要しないものであるが、できるだけ記載を求めるものとする。

(5)　開示請求書が形式的要件を満たさない場合は、公文書開示請求拒否通知書(要領第4号様式)により開示請求の拒否を行うものとする。

(6)　所管課は、前各号の確認、決定等に当たって総合窓口と協議するものとする。

5　開示請求に係る公文書の特定

(1)　公文書の開示に関する事務手続を円滑に執行するためには、開示請求に係る公文書の種類、範囲その他を特定しなければならない(個別の公文書の名称が特定されることが最も望ましい。)が、開示請求書の提出段階で総合窓口の職員と所管課の職員は、協力して文書目録及び開示請求者からの聴取(任意により開示請求意図を聴くことも可。)などにより開示請求者の求める公文書を特定しなければならない。

(2)　開示請求書を受け付けた後は、所管課において当該公文書を検索し、開示決定等に係る審査を行うこととなるが、この過程においても当該開示請求に係る公文書の分量や形態等から特定されたとした公文書の特定が不十分であることが明らかになることが考えられる。この場合においても所管課は、開示請求者に対し、電話連絡等を行うなどして開示請求者の請求意図、範囲等を再度確認し、開示請求の対象となる公文書の特定を行うようにしなければならない。(実務的には開示請求の対象となる公文書が膨大であるような場合には開示請求者が実施機関の連絡等を受け、開示請求範囲の意図を限定的なものであると表明することがある。)

(3)　開示請求書に記載される「公文書の名称その他の開示請求に係る公文書を特定するに足りる事項」の形式的要件については、記載された公文書の所管課、事務の名称、種類、公文書の名称等の内容から、実施機関が合理的な努力の範囲内で目的の公文書を検索できる程度の記載がなされている場合には形式的に適法なものとなる。

(4)　開示請求の対象となる公文書の特定については、条例第5条第1項の規定により開示請求者は、「公文書を特定するに足りる事項」を記載しなければならないが、自助努力のみで開示請求者が知りえる公文書の名称等の実施機関が保有する情報の内容の範囲は限られたものであり、この事項の記載は、曖昧なものとならざるを得ない。これに対して実施機関は、開示請求の対象公文書に関する記載を「公文書を特定するに足りる事項」とするため、条例第5条第2項の規定により補正のための情報提供の努力を行うことが必要となる。同条第1項と第2項の規定の関係から公文書の特定については、開示請求者及び実施機関の双方が適切な「やりとり」を行うことが求められるものである(実施機関は、条例第33条第1項及び第2項の規定により公文書の適切な管理等をすることが求められている。)。

6　開示請求に係る公文書に含まれる不開示情報等の特定

所管課は、開示請求書を受け付け、開示請求に係る公文書を特定したときは、当該公文書の内容を点検し、不開示情報及び第三者情報が記録されているかどうか、事案の移送の有無確認等についての実質的な審査を行うものとする。ここでは不開示情報の特定について説明する。

(1)　公文書に記録された情報を実施機関が不開示情報として不開示とすることができるものは、その情報の類型、性質等が必ず条例第6条各号に該当していなければならない。また、その該当性は、ただ漠然と適用条項に該当すると思われるだけでは足りず、当該情報が個別に有する性格と開示することにより発生する支障を明確にできなければならない。

(2)　不開示情報を特定する判断の基準は、不開示情報判断の基準(要領別表第4)を参照すること。また、判断の手順は、不開示情報判断の手順(要領別表第5)を参照すること。なお、これらは不開示情報の基準であって、社会的な環境、時間的な経過等により当該情報が開示、不開示とされることがあるので特に注意が必要である。

(3)　不開示情報とする情報の当該公文書中における範囲については、保護しなければならない利益を保護するに足りる最少限度の範囲としなければならない。

(4)　1件の公文書に含まれる不開示情報は、条例第6条各号のうち1の類型のみに該当するとは限らず、複数の類型に該当することがあるので、7種類の不開示情報の類型すべてについて該当するかどうかを検討する必要がある。

(5)　所管課は、不開示情報を特定するに当たっては、特定の初期段階から総合窓口と連絡を密にして事務を進めなければならない。

7　事案の移送の取扱い

(1)　開示請求に係る公文書が名宛先の実施機関以外の他の実施機関により作成され、開示決定等の意思決定の迅速化等を図る上で、当該他の実施機関に委ねることが適当であると認められるときは、協議の上で事案を移送先に送付し、その旨を公文書開示請求事案移送通知書(施行規則別記第9号様式)により開示請求者に通知することとする。なお、この決定は開示請求があってから早い時期に判断を下すことが可能である。

(2)　事案の移送は、条例第2条第1号に規定する実施機関相互においてのみ実施できる開示請求事案の取扱いであり、国や他の地方公共団体が作成したもので実施機関が保有している公文書については名宛先実施機関において開示決定等を行わなければならず、事案の移送の対象とはならない。

(3)　開示請求に係る公文書の所管関係については、総合窓口において当該開示請求書を受け付ける際に容易に判断することが可能であると考えられるので、開示請求者に対して任意的に開示請求の名宛先を変更するなどを求めることとする。

(4)　条例第13条第2項の規定により事案の移送を行った実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関が行った行為とみなされるので各実施機関は相互に協力し、開示請求者に不利益を与えないよう事務の円滑な執行に努めなければならない。

8　公文書に第三者情報が記録されている場合の取扱い

(1)　開示請求に係る公文書に開示請求者以外の第三者に関する情報が記録されている場合における当該第三者の権利利益の保護を図るため、当該第三者に対する意見書の提出の機会の付与が条例第14条第1項及び第2項に規定されている。

この2項の意見書の提出の機会の付与は、開示決定等の類型により次に掲げる2つに分かれる。

ア　同条第1項の規定では、第三者情報が記録されている場合において、当該第三者情報の性質に応じ、実施機関の任意により意見書の提出の機会を付与するもの(第三者情報の性質により開示、不開示が容易に判断できる場合は、この限りでない。)で、同項の規定を適用するときは、公文書の開示決定等に対する意見照会書(施行規則別記第10号様式)により当該第三者に照会することとする。

イ　同条第2項の規定では、第三者情報が記録されている場合において、同項第1号又は第2号に該当するときは、実施機関に意見書の提出の機会を付与することを義務付けるものなので、必ず同項の規定を適用するときは、公文書の開示決定に対する意見照会書(施行規則別記第11号様式)により当該第三者に照会しなければならない。

ウ　ア及びイの意見照会書を第三者に送付するときは、公文書の開示決定等(開示決定)に対する意見書(施行規則別記第12号様式)の様式を同封すること。

(2)　意見書の提出期限については、条例第11条に規定する開示請求者に対する実施機関がなすべき開示決定等の期限を勘案して、適切な期間(おおむね1週間以内)とすること。

(3)　公文書の開示に対して反対の意思を表示した意見書が提出され、実施機関において検討を行った結果、当該公文書について開示決定をしたときは、直ちに当該第三者に対し、反対意見書に係る公文書の開示決定通知書(施行規則別記第13号様式)によりその旨を通知しなければならない。なお、当該公文書の開示決定と開示を実施する日との間は少なくとも2週間(開示する情報の性質を勘案して期間を増加することは可能。)を置かなければならない。

9　開示決定等の期限等

(1)　実施機関の所管課は、原則として条例第11条第1項本文の規定により開示請求を総合窓口で受け付けた日から15日以内に開示決定等を行う必要があるので遅滞なく審査を総合窓口と協力して行うこと。「開示請求があった日から15日以内」とは、開示請求の翌日から起算して15日が終了する日までをいうもので、例示すると9月27日に開示請求があった場合は、10月12日が応答日となる。

(2)　条例第5条第2項の規定により開示請求書の補正を求め、補正を行ったときは、その補正に要した期間は上記の期間から除かれるので、注意が必要である。例示すると6月9日に補正を求め、6月12日に補正が完了した場合は、3日が除かれることとなる。

(3)　条例第11条第2項の規定による開示決定等の期限の延長をするときは、公文書開示決定等期間延長通知書(施行規則別記第7号様式)により必要な事項を開示請求者に通知しなければならない。同条の規定により期間は、最長30日延長(都合、開示請求があってから45日)することができるが、必要最低限の期間とするようにしなければならない。

(4)　条例第12条の規定による開示決定等の期限の特例を適用するときは、公文書開示決定等期間特例延長通知書(施行規則別記第8号様式)により必要な事項を開示請求者に通知しなければならない。同条を適用するときの事務の手順は次に掲げるとおりとする。また、(3)と同様に延長する期間は、必要最低限の期間とするようにしなければならない。

①　条例第11条第1項の期間(15日)以内に条例第12条第1号及び第2号に掲げる事項を開示請求者に通知する。

②　45日以内に相当の部分の公文書について開示決定等をする。

③　①で通知した残りの部分の公文書を、通知した開示決定等をする期限に基づき開示する。(開示請求の対象となる公文書の量に応じて、期限を複数回に分けることも可能である。)

(5)　(3)又は(4)の措置をとる必要性は、開示請求書の内容から条例第11条第1項の期間である15日のうちの早い時期に判断することができると考えられるので、期間の延長の判断をしたときは、遅滞なく開示請求者に通知しなければならない。

(6)　(3)又は(4)の期間の延長の理由は、客観的に見て合理的なものでなければならず、実施機関が恣意的に期間を引き延ばすなど不作為ともとられかねない行為はしてはならない。

10　開示決定等の通知

(1)　公文書の開示決定等をしたときは、所管課は開示決定等の種類に応じ、次に掲げる様式により開示請求者にその旨を通知しなければならない。

ア　公文書開示決定通知書(施行規則別記第2号様式)

イ　公文書部分開示決定通知書(施行規則別記第3号様式)

ウ　公文書不開示決定通知書(施行規則別記第4号様式)

エ　公文書開示請求拒否決定通知書(施行規則別記第5号様式)

オ　公文書不存在通知書(施行規則別記第6号様式)

(2)　開示決定等のうち、公文書の一部又は全部を不開示とするものは申請に対する拒否処分にあたり、勝浦市行政手続条例第8条第1項の適用を受けることとなるので、その処分の理由を申請の内容と処分の基準との関係に基づき明確に開示請求者に示さなければならない。なお、この理由として単に処分の根拠条文のみを示したような場合は、処分そのものの適法性に影響を与えることとなるので注意が必要である。

(3)　開示決定(一部を開示する決定を含む。)の通知をするときは、同時に「公文書の開示を受ける方へ」(要領第5号様式)を開示請求者に交付するものとする。

(4)　公文書の開示請求に対する開示決定等は、実施機関の持つ公文書の管理権という固有の権限に基づく意思決定であることに常に留意することが必要である。

(5)　開示決定等の通知は、配達証明郵便により送付することとする。

11　開示の実施

(1)　公文書の開示決定をしたときは、速やかに当該公文書を開示請求者に開示しなければならないので開示決定の後は、写しの作成等の開示に備えた事務を開始すること。

(2)　所管課は、公文書の開示を受ける者から開示の方法等についての申出を受ける必要があるので開示決定に関する通知を送付する際に、公文書の開示の実施の方法等申出書(施行規則別記第14号様式)又は公文書の開示の実施申出書(施行規則別記第15号様式)を同封することとする。ただし、開示請求書に開示の方法についての記載があり、記載どおりに開示ができる場合(費用の負担がない場合のみ。)は、申出は不要なので注意すること。

(3)　公文書の開示を受ける者から、申出書の提出があったときは、開示決定に関する通知に記載した実施のできる開示の方法の範囲内で申出がなされているかを確認した上で、その内容にそって開示の実施を行うこととする。

(4)　費用(費用の額は、施行規則別表に定めるとおり。)の徴収の時期は、総合窓口において写しの交付を行う場合は交付のとき、郵送により写しの交付を行うときは求める開示の方法等の申出のときとする。また、郵送による写しの交付にあっては、費用のうち郵送料に相当する額については郵便切手で納付してもらうことになるので注意すること。

(5)　条例第15条第4項の規定による更なる開示については、申出から開示にいたる手続は基本的に同条第2項の申出による開示と同様であるが、更なる開示では施行規則第12条第3項の規定により、原則として既に条例第15条第2項の申出によって開示を行った方法と同一の方法での開示は行うことはできないので注意すること。なお、申出は公文書の更なる開示の実施申出書(施行規則別記第16号様式)により行うよう開示請求者に求めることとする。(実務としては、最初の申出の段階では、閲覧のみを申し出てもらい、閲覧の後に更なる開示の申出によって、望む部分についての写しの交付を受けるということになることが想定される。)

(6)　公文書の開示の方法等について

ア　公文書の開示を実施するとき(送付の方法による開示の実施を除く。)は、開示を受ける者に対して公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書の提示を求めることとする(本人又は代理人であることの確認を行う。)。

イ　開示の実施(送付の方法による開示の実施を除く。)をする日時、場所については、施行規則第8条第1項の規定により実施機関が指定することができるが、その取扱いについては、次のとおりとする。

(ア)　開示を実施する場所は、原則として総合窓口とする。ただし、当該公文書の性質、形態を考慮し、総合窓口以外の実施機関の事務所において開示を実施することが適当と認められる場合は、この限りでない。なお、総合窓口及び実施機関の事務所以外の場所においては開示の実施を行うことはできない。

(イ)　開示の実施を行う日時は、日曜日及び土曜日、国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日並びに12月29日から翌年の1月3日までを除く日の、勤務時間(休憩時間を除く。)内とする。

(ウ)　開示の実施をすることができる日時、場所については、(ア)及び(イ)の範囲内において公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書に記載することとなるが開示決定をするに当たっては、事前に電話連絡等により公文書の開示を受けることとなる者と連絡をとり、相手方の希望を考慮した日時、場所とするよう努めることとする。

ウ　公文書の種類に応じた開示の方法は、次のとおりとする。

(ア)　文書、図画、写真については、当該公文書の原本の閲覧又は公文書を複写機により複製した写しの閲覧若しくは交付により開示を行う。

(イ)　フィルム(マイクロフィルムを除く。)、録音・録画テープについては、映写機、音声又は映像再生機器により再生したものの閲覧若しくは視聴又は実施機関が保有する専用機器により容易にその複製物を作成できる場合は、その複製物の交付により開示を行う。

(ウ)　磁気ディスク、磁気テープについては、用紙に出力できる場合にあってはその出力したものの閲覧若しくは交付、実施機関が保有する専用機器により容易に再生できる場合にあってはその再生したものの閲覧又は実施機関が保有する専用機器により容易にその複製物を作成できる場合はその複製物の交付により開示を行う。

(エ)　マイクロフィルムについては、マイクロフィルムリーダーにより再生したものの閲覧又はリーダープリンターにより用紙に出力したものの閲覧若しくは交付により開示を行う。

(オ)　(ア)から(エ)までに掲げるもの以外の種類の公文書の開示の方法については、総合窓口及び関係所管課が協議して定めるものとする。

エ　部分開示の方法については、次により行うこととする。

(ア)　文書、図画、写真については、次の方法によること。

a　当該公文書原本を閲覧に供する場合にあっては、汚損、破損等のおそれがない場合に限り、公文書原本の不開示部分を遮蔽物により覆い、又は一部を取り外すことにより開示を行うこと。

b　写しの閲覧又は写しの交付を行う場合にあっては、公文書を複写機により1度複写し、その複写したものの不開示部分を黒色に塗りつぶし、又は遮蔽物により覆いをした上で、それを再度、複写機により複写したものにより開示を行うこと。

(イ)　フィルム(マイクロフィルムを除く。)、録音・録画テープについては、高度な編集技術を要し、現在の実施機関の保有する専用機器では開示部分、不開示部分を容易に区分することは困難であるので部分開示を行わないこと。

(ウ)　磁気ディスク、磁気テープについては、次の方法によること。

a　再生したものを閲覧に供する場合にあっては、複製物を1度作成し、その複製物の不開示部分をデータから消去した後、その複製物を再生して開示を行うこと。

b　用紙に出力したものの閲覧又は交付を行う場合にあっては、(ア)のbの例によること。

c　複製物を交付する場合にあっては、aの例によること。

d　a及びcの方法は、実施機関の保有する専用機器により容易に職員が実施できる場合に限り、実施することとする。

(エ)　マイクロフィルムについては、リーダープリンターにより用紙に出力したものの閲覧又は交付により開示を行う場合に限り、(ア)のbの例によること。

(オ)　文書、図画、写真以外の種類の公文書の部分開示については、今後の情報化の進展等により、その方法について検討すること。

オ　公文書の閲覧は、次により行うこととする。

(ア)　閲覧は、実施機関が指定する日時、場所において総合窓口及び所管課の職員が立会いの上で実施すること。

(イ)　閲覧は、公文書の原本若しくはその写し又は再生したものを閲覧、視聴に供することにより実施すること。

なお、条例第15条第1項の規定により公文書の保存に支障を生ずるおそれ等がある場合は、原本の閲覧について制限をすることができるので実施機関は、当該公文書の性質を考慮して対応すること。

(ウ)　所管課の職員は、開示の対象となる公文書について、適切な説明ができるよう必要な資料等を準備すること。

(エ)　公文書の開示を受ける者が、当該公文書を汚損、破損等をするおそれがあると認められるときは、施行規則第8条第2項の規定により総合窓口及び所管課の職員は、開示を中止することができるので必要に応じて権限を行使すること。

カ　公文書の写しの交付は、次により行うこととする。

(ア)　写しの交付は、実施機関が指定する日時、場所において総合窓口及び所管課の職員が立会いの上で実施すること。

(イ)　所管課の職員は、開示の対象となる公文書について、適切な説明ができるよう必要な資料等を準備すること。

(ウ)　写しの交付は、施行規則第8条第3項の規定により当該写しを1部又は1個を交付して行う。(写しを1部又は1個交付することにより実施機関の開示義務は、果たされたものであるので、必要以上の要求に応ずる必要はない。)

(エ)　写しの送付の方法による開示を実施する場合は、郵送料(郵便切手による。)の納付を確認した上で、開示を受ける者が開示請求書に記載した住所、氏名等の名宛先に送付すること。

(7)　写しの交付により開示の実施を行う場合において、当該公文書が著作物に当たるときは、著作権法(昭和45年法律第48号)の適用があるので、これに従った処理をしなければならない。(行政機関の保有する情報の公開に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成11年法律第43号)で著作権法の一部改正があり、平成13年4月1日から施行)

第3　不服申立てに関する事務の取扱い

1　開示請求に対する開示決定等は、申請に対する処分に当たるのでこれに不服のあるものは、行政不服審査法(昭和37年法律第160号。以下「審査法」という。)に基づき不服申立てをすることができる。公営企業管理者を除く実施機関(審査法では、不服申立ての対象となる行政機関を処分庁又は審査庁というが例外を除き、実施機関がこれに当たるので第3及び第4中では、便宜上「実施機関」の用語を使うこととする。)には上級行政庁がないので不服申立ての種類は異議申立てのみとなる(実施機関が職員に事務委任をした場合は、実施機関が上級行政庁となるときがある。)。公営企業管理者(公営企業管理者が未設置といえども)は、市長が上級行政庁となるので審査請求となる。

なお、開示決定等を決められた期間内に行わない場合には、実施機関の不作為に対して不服申立てがなされることがある。

2　不服申立ては、審査法第9条第1項の規定により書面(異議申立(審査請求)書(要領第6号様式)。書面主義をとっているので口頭での不服申立ては、認めない。)の提出により行われなければならない。また、不服申立てに係る書面の提出場所は、原則的に総合窓口に提出を求めることとする。ただし、所管課に郵送等により直接提出があった場合は、所管課で受け付け、直ちに総合窓口に送付すること。

3　総合窓口で受け付けた不服申立てに係る異議申立書又は審査請求書は、写しを2部作成し、1部を不服申立てをした者に交付し、1部を総合窓口で保管し、原本は所管課(実施機関)に直ちに送付し、不服申立てに関する事務は所管課(実施機関)において処理する。この場合においても総合窓口と所管課は十分な協議を行って適正な事務の執行に努めなければならない。

4　所管課(実施機関)は、不服申立てに係る異議申立書又は審査請求書の提出があったときは、不服申立ての名宛先(実施機関(公営企業管理者が行った処分については、市長))及び審査法第15条第1項から第4項又は第48条の規定により準用する第15条第1項、第2項及び第4項に規定する事項が記載されているかどうか、同法第4条の不服申立てを行う適格性があるかどうか並びに同法第14条及び第45条の期間内の請求であるかどうかを審査し、確認しなければならない。

なお、確認する事項は次に掲げるとおりである。

(1)　一般的な記載事項

ア　異議申立人又は審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

イ　異議申立て又は審査請求に係る処分

ウ　異議申立て又は審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　異議申立て又は審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及びその内容

カ　異議申立て又は審査請求の年月日

(2)　その他の記載事項

異議申立人又は審査請求人が、次の表の左欄のいずれかに該当するときは、当該右欄に掲げる事項を記載すること。

(3)　不服申立てができる者は、審査法第4条第1項の規定により「行政庁の処分に不服がある者」とされているが、この条例に基づく開示決定等の処分に不服があれば誰でも不服申立てができるという意味ではなく、当該処分により直接的に自己の権利利益が侵害される者(開示請求者に限らず第三者も含まれる。)が不服申立てをすることができるものと講学上解釈されているので、異議申立人又は審査請求人がこれに当たるかどうか。

(4)　審査法第14条及び第45条の規定により「処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内」に審査請求又は異議申立てをしなければならないとされているので、それぞれ適法な期間内になされたものかどうか。

5　異議申立書又は審査請求書に不備な点があり、補正が可能である場合は、総合窓口段階では口頭により補正を求め、書面の受け付け後は補正を異議申立(審査請求)書補正命令書(要領第7号様式)により求める。ただし、これに従わないときは、審査法に基づく手続を進めなければならない。

6　異議申立書及び審査請求書の押印については、審査法第15条第4項及び同法第48条の規定により請求者が押印しなければならないとされているので、押印の省略は、同法の改正を待たなければできないので注意が必要である。

7　所管課(実施機関)は、4の審査の結果、不服申立てを不適法なものとして却下する場合は、異議申立(審査請求)却下決定(裁決)書(要領第8号様式)により、条例第18条第2号に該当する裁決又は決定をする場合は異議申立(審査請求)認容決定(裁決)書(要領第10号様式)により、不服申立人にその旨を通知しなければならない。

8　不服申立てが条例第18条第1号又は第2号のいずれかに該当する場合を除き、不服申立てがあったときは、所管課(実施機関)は審査会に諮問しなければならない。

9　審査会の答申があったときは、所管課(実施機関)は速やかに裁決又は決定を行い、不服申立人にその旨を異議申立(審査請求)棄却決定(裁決)書(要領第9号様式)又は異議申立(審査請求)認容決定(裁決)書(要領第10号様式)により通知しなければならない。また、不服申立人以外に本件不服申立てについて参加人、開示請求者、開示決定に反対の意思を表示している第三者等の関係人がいる場合は、併せてその旨を通知すること。

なお、答申は必ずしも所管課(実施機関)の意思決定を拘束するものではないが、審査会の設置の趣旨その他を考慮して、答申を尊重した裁決又は決定を行うものとする。

10　7及び9の通知は、配達証明郵便により送付することとする。

11　開示決定等についての不服申立てに係る事務の流れについては、「開示決定等についての不服申立事務の流れ」(要領別表第6)を参照のこと。

第4　審査会の調査審議に関する事務の取扱い

1　審査会の庶務は、総務課において行う。

なお、審査会は市長のみに専属するものではなく、実施機関となっている各行政委員会等にも併せて附属する。

2　審査会に諮問があった場合は、当該所管課は実施機関として、総務課は審査会の事務局として相互に必要な事務を行うこととする。

3　審査会への諮問は、施行規則別記第17号様式を用いて実施機関(所管課)から審査会事務局(以下「事務局」という。総務課)に提出して行う。

諮問書には、次に掲げる書面の写しを添付すること。

［添付書類］

ア　公文書開示請求書の写し

イ　開示決定等に関する通知の写し

ウ　不服申立てに関する書面の写し

エ　その他必要な書類(不服申立てに係る事案の内容を審査会委員が十分に理解するための補助となるものをいう。)

4　事務局(総務課)は、諮問があったときは、速やかに審査会委員と日程の調整を行い、当該諮問案件についての審査会の調査審議に関する手続を行うこととする。

5　実施機関(所管課)は、審査会から勝浦市情報公開・個人情報保護審査会条例(平成16年勝浦市条例第5号。以下「審査会条例」という。)第8条の規定に基づく諮問案件に係る調査の求めがあったときは、審査会の調査審議の円滑な運営に協力することとする。

なお、同条第1項の規定による公文書の提示要求に対しては、同条第2項の規定によりこれを拒むことができないので注意すること。

6　実施機関(所管課)には、審査会条例第9条第1項の規定により意見の陳述の機会が、また、同条例第10条の規定により意見書等の提出の機会がそれぞれ与えられているので、実施機関(所管課)としての主張を必要に応じて行使すること。

7　事務局(総務課)は、当該案件について審査会に提出された意見書又は資料の閲覧の求めがあった場合は、これに応じなければならないが、閲覧をすることができる日時、場所は指定できるので、準備期間を考慮して求めに応ずること。ただし、この場合においても審査会に提示された公文書や第三者の利益を害すると認められる場合などには、閲覧を拒否できるので注意すること(この場合にも拒否の理由を説明する責任が審査会に生ずるので併せて注意すること。)。

また、不服申立人等から閲覧のほか写しの交付を求められることが予想されるが、条例上は閲覧のみが規定されているので、写しの交付については審査会の任意的な対応となる。

8　諮問案件について審査会の答申があったときは、事務局(総務課)は実施機関(所管課)に答申書を送付するのと、ほぼ同時に不服申立人及び参加人には答申書の写しを送付し、答申書の内容を総合窓口で公表することとする。なお、公表については、答申書には不開示情報に当たるものが記録されていることが十分に予想されるので、答申書の趣旨を損なわない範囲内で不開示情報を取り除く措置を行い、その内容を公表することとする。

第5　情報公開の総合的な推進に関する事務の取扱い

1　情報の提供

実施機関は、市民の要望、社会的要請を常に考慮し、保有する情報を適時に適切な方法(情報の性質を勘案し、加工することも可。)により提供するよう努めることとする。

2　情報の提供における写しの交付について

情報の提供の対象となっているものについて写しの交付の申出があった場合における取扱いについては、次に掲げるとおりとする。

(1)　情報の提供の対象となっているものについては、配付を前提として作成されているものを除き、情報の提供が実施機関の任意に基づくものであることから、無制限の複写を認めた場合には、事務の円滑な執行に支障が生ずるおそれがあるので原則としてその場での写しの交付は行わず、開示請求によることを指導することとする。

(2)　提供の対象となっている情報が著作物に当たる場合には、著作権法の適用があるので、これに従った処理をすることとする。

3　情報の提供の場合にあっても、条例第6条各号の不開示情報に該当する情報は、非公開の取扱いを要するので注意しなければならない。

第6　開示請求手続等の記録に関する事務の取扱い

1　各所管課は、開示請求に係る手続の経緯及び開示請求者との交渉の経緯を公文書開示請求等整理票(要領第11号様式)に随時記載し、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

2　総合窓口においても別途、公文書開示請求等整理票を作成することとする。

3　公文書開示請求等整理票には単に手続の時系列による推移を記録するに止まらず、開示請求者との交渉の内容等を詳細に記載しなければならない。これにより将来的に争いが発生した場合における相手方等への有力な証拠となる。

第7　施行の状況の公表に関する事務の取扱い

1　総合窓口は、毎年度4月1日以後速やかに前年度に係る条例の施行の状況について各所管課から公文書開示請求等整理票(要領第11号様式)の提出を求めるほか、必要な調査(総合窓口には、開示請求に係る手続に関する書面の写しが、その都度所管課から送付されている。)を行い、条例の施行の状況をとりまとめなければならない。

2　施行の状況の概要(施行規則第16条各号に掲げる事項)は、広報かつうらに掲載する。また、総合窓口は、取りまとめを行った施行の状況について、その詳細を記載した「勝浦市の情報公開制度の施行の状況」を作成するとともに、総合窓口にこれを備え置いて一般に公表するものとする。

附則

附則(平成16年9月29日告示第86号)

附則(平成17年3月3日告示第26号)

附則(平成17年3月31日告示第36号)

附則(平成18年9月15日告示第78号)

附則(平成19年3月20日告示第43号)

附則(平成21年1月7日告示第2号)

要領別表一覧

要領別表第1　開示請求に基づく公文書の開示事務の流れ

要領別表第2　施行規則別記様式運用概念図

要領別表第3　公文書判断の基準

要領別表第4　不開示情報判断の基準

要領別表第5　不開示情報判断の手順

要領別表第6　開示決定等についての不服申立事務の流れ

要領別表第1(第2の2)

開示請求に基づく公文書の開示事務の流れ

要領別表第2(第2の3の(3))

施行規則別記様式運用概念図

要領別表第3(第2の4の(1)のオ)

公文書判断の基準

※　次に掲げる事項について、当該文書の有する性質を総合的に検討して、条例第2条第2号に規定する公文書であるかどうかを判断することとする。

要領別表第4(第2の6の(2))

不開示情報判断の基準

条例第6条第1号　個人に関する情報

条例第6条第2号　法人等に関する情報

条例第6条第3号　公共の安全等に関する情報

条例第6条第4号　審議、検討等に関する情報

条例第6条第5号　事務事業に関する情報

条例第6条第6号　法令秘情報

【条例第6条第1号　個人に関する情報】

条例第6条第1号「ただし書」に該当する情報(不開示情報ではないもの)には、以下のようなものがある。

【条例第6条第2号　法人等に関する情報】

条例第6条第2号「ただし書」に該当する情報(不開示情報ではないもの)には、以下のようなものがある。

※参考　条例第6条第2号の本文に該当しない情報

【条例第6条第3号　公共の安全等に関する情報】

【条例第6条第4号　審議、検討等に関する情報】

【条例第6条第5号　事務事業に関する情報】

【条例第6条第6号　法令秘情報】

要領別表第5(第2の6の(2))

不開示情報判断の手順

条例第6条第1号　個人に関する情報の判断

条例第6条第2号　法人等に関する情報の判断

条例第6条第3号　公共の安全等に関する情報の判断

条例第6条第4号　審議、検討等に関する情報の判断

条例第6条第5号　事務事業に関する情報の判断

【条例第6条第1号　個人に関する情報の判断】

【条例第6条第2号　法人等に関する情報の判断】

【条例第6条第3号　公共の安全等に関する情報の判断】

【条例第6条第4号　審議、検討等に関する情報の判断】

【条例第6条第5号　事務事業に関する情報の判断】

要領別表第6(第3の11)

開示決定等についての不服申立事務の流れ

要領様式一覧

要領第1号様式　公文書の開示請求をされた方へ

要領第2号様式　公文書開示請求書補正要求書

要領第3号様式　公文書開示請求書補正書

要領第4号様式　公文書開示請求拒否通知書

要領第5号様式　公文書の開示を受ける方へ

要領第6号様式　異議申立(審査請求)書

要領第7号様式　異議申立(審査請求)書補正命令書

要領第8号様式　異議申立(審査請求)却下決定(裁決)書

要領第9号様式　異議申立(審査請求)棄却決定(裁決)書

要領第10号様式　異議申立(審査請求)認容決定(裁決)書

要領第11号様式　公文書開示請求等整理票